کتاب طراحی و پیاده‌سازی رویه‌های هماهنگی، برنامه‌ریزی و کنترل در پروژه‌ها

کتاب طراحی و پیاده‌سازی رویه‌های هماهنگی، برنامه‌ریزی و کنترل در پروژه‌ها
کتاب طراحی و پیاده‌سازی رویه‌های هماهنگی :
امروزه سازمان‌ها را بر اساس نوع نگرش مدیران و نحوه عملکرد آنها مورد ارزیابی قرار می‌دهند. یکی از شاخص‌های مهم این است که فعالیت‌های سازمان پروژه محور باشد تا امور جاری سازمان طبق برنامه ریزی و کنترل دقیقی صورت گرفته و باعث جرکت روبه رشد فعالیت‌ها، پروژه‌ها و بهبود مستمر سازمان گردد.
در اینجا لازم است، قبل از پرداختن به مطالب اصلی کتاب، مقدمه‌ای بر مدیریت پروژه و اصطلاحات مهم آن داشته باشیم.
مدیریت پروژه‌ها به برنامه ریزی، کنترل و مدیریت پروژه‌هایی اطلاق می‌شوند که غیر تکراری، منحصر به فرد و موقتی بوده و قابلیت شکسته شدن به مجموعه‌ای از فعالیت ها را دارند، که نقاط شروع و پایان تعریف شده‌ای داشته و مجموعه‌ای از منابع در سطوح مختلف را بکار می‌گیرند، استفاده از تکنولوژی‌ها، ابزارهای کنترلی و نرم افزارهای موجود می‌تواند سرعت و دقت را در انجام این مدیریت، به میزان قابل ملاحظه ای بالا ببرد.
پروژه طبق تعریف PMI انیستیتوی مدیریت پروژه عبارتست از مجموعه فعالیت‌هایی موقتی برای تحقق یک تعهد و ایجاد یک محصول یا ارائه خدمات مشخص است.
رویه هماهنگی
یکی از مهمترین مدارکی، که در ابتدای پروژه توسط پیمانکار یا مشاور تهیه می‌گردد، رویه هماهنگی می‌باشد. همانطور که از نام مدرک پیداست هدف از ایجاد این رویه، هماهنگی در تمام طول پروژه بین طرفین مشخص شده در قرارداد فی مابین و همچنین افراد درگیر در پروژه می‌باشد. این مستند شامل بخش‌های ارتباطات، مکاتبات، مدیریت و کنترل پروژه، هماهنکی در تهیه اسناد و مدارک، روش‌های انجام کار می‌باشد که به منظور توضیح و تشریح وظایف طرفین برای هماهنگی مورد استفاده قرار می‌گیرد که بعد از تولید از طرف پیمانکار یا مشاور به تایید کارفرما رسیده و پیمانکار از ملزم به رعایت آن می‌کند.
فهرست مطالب کتاب طراحی و پیاده‌سازی رویه‌های هماهنگی، برنامه‌ریزی و کنترل در پروژه‌ها
پیشگفتار
کتاب طراحی و پیاده‌سازی رویه‌های هماهنگی
فصل اول: رویه‌ هماهنگی Coordination Procedure
۱-۱- هدف(Purpose)
۱-۲- موقعیت جغرافیایی طرح (Geographical Location)
۱-۳- الفاظ و تعاریف (Terms and Definitions)
۱-۴- منابع و مراجع پروژه (Project Referenced DOC.)
۱-۵- نمودار سازمانی طرفین قرارداد (Organization Chart of Parties)
۱-۶- ارتباطات (Communications)
۱-۶-۱- کلیات
۱-۶-۲- زبان
۱-۶-۳- توزیع مکاتبات، صورت وضعیت‌ها و مدارک
۱-۶-۴- صورت وضعیت
۱-۷- گزارش (Report)
۱-۷-۱- گزارش روزانه
۱-۷-۲- گزارش هفتگی
۱-۷-۳- گزارش ماهیانه مدیریت طرح
۱-۷-۴- گزارشات موردی
۱-۸- محاسبات پیشرفت (Progress Measurement)
۱-۹- تغییر کار (Variation/ Change)
۱-۱۰- برنامه زمان‌بندی (Scheduling)
۱-۱۱- مهندسی (Engineering)
۱-۱۱-۱- رویه‌های مهندسی
۱-۱۱-۲- طبقه بندی مدارک
۱-۱۱-۳- کنترل مدارک
۱-۱۲- تامین مواد، مصالح و کالای پروژه (Procurement of Materials)
۱-۱۳- توقف‌ها (Stop page)
۱-۱۴- تحویل کار
فصل دوم: رویه‌ شماره‌گذاری و آرشیو مدارک Numbering Procedure
۲-۱- هدف (Purpose)
۲-۲- جریان اطلاعات
۲-۳- گروه‌بندی مدارک
۲-۳-۱- مدارک گروه مکاتبات
۲-۳-۲- مدارک گروه مدیریتی، مهندسی، بازرگانی و عمومی
۲-۴- کلیات
۲-۵- روش شماره‌گذاری مکاتبات و صورت وضعیت‌ها
۲-۵-۱- شماره‌گذاری مکاتبات
۲-۵-۲- شماره‌گذاری صورت وضعیت
۲-۵-۳- شماره‌گذاری درخواست تغییر کار
۲-۵-۴- روش شماره‌گذاری Comment Sheet
۲-۶- روش شماره‌گذاری مدارک و نقشه‌ها
۲-۷- سربرگ
۲-۸- آرشیو مدارک فنی
فصل سوم: رویه‌ سیستم محاسبه درصد پیشرفت Progress Measurement System
۳-۱- هدف (Purpose)
۳-۲- نرم‌افزارهای مورد استفاده (Software Applications)
۳-۳- مسئولیتها (Responsibilities)
۳-۴- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی (Planning and Scheduling)
۳-۵- محاسبه درصد پیشرفت (PROGRESS MEASUREMENT)
۳-۵-۱- محاسبه درصد پیشرفت مهندسی
۳-۵-۲- محاسبه درصد پیشرفت كالای پروژه
۳-۵-۳- محاسبه درصد پیشرفت پروژه ساخت
فصل چهارم: رویه كنترل پروژه PROJECT CONTROL PROCEDURE
انواع سیستم‌های کنترلی
۱ـ هدف (Purpose)
۲ـ محدوده(Scope)
۳ـ تعاریف
۴ـ مسئولیت‌ها (Responsibilities)
۵ـ پایش و کنترل
۵-۱- برنامه‌ریزی
۵-۲- محاسبه پیشرفت
۵-۳- کنترل پیشرفت کار
۵-۴- کنترل هزینه
۶ـ گزارش‌دهی
۷ـ رویه جلسات (Progress Meetings)
۸ـ سوابق (RECORDS)
فصل پنجم: رویه تغییرکار Variation/ Change Order Procedure
۵-۱- هدف از تهیه مدرک (PURPOSE)
۵-۲- مسئولیت و اختیارات
۵-۳- شرح اقدامات
۵-۴- دستور تغییر کار (VOI)
۵-۵- فرم ثبت دستور تغییر کار
۵-۶- درخواست تغییر کار VOR
۵-۷- فرم ثبت درخواست تغییر کار
۵-۸- تشکیل جلسات مربوط به تغییر کار
۵-۸-۱- تحلیل تغییر درخواست شده
۵-۹- رویه برآورد
فصل ششم: رویه گزارشات ماهیانه Monthly Report Procedure
۶-۱- ساختار کلی گزارشات ماهیانه
۶-۲- روجلدی گزارش
۶-۳- فهرست مندرجات
۶-۴- خلاصه پروژه
۶-۵- شرح کار پروژه
۶-۶- شرح اقدامات انجام شده
۶-۷- دستاوردهای دوره اخیر
۶-۸- شرح اقدامات پیش رو
۶-۹- مسائل و مشکلات
۶-۱۰- آنالیز ریسک
۶-۱۰-۱- تجزیه و تحلیل كیفی ریسك‌ها:
۶-۱۱- فهرست مکاتبات و صورتجلسات
۶-۱۲- برنامه زمان‌بندی(نمودار پیشرفت فیزیکی/ نمودار پیشرفت مالی)
۶-۱۳- جدول وضعیت مدارک
فصل هفتم: رویه بروز رسانی برنامه زمانبندی (با استفاده از نرم‌افزار Primavera)
Schedule update Procedure
۷-۱- هدف
۷-۲- تعاریف
۷-۳- پیش فرض‌ها
۷-۳-۱ Budgeted Unit
۷-۳-۲ Budgeted Cost
۷-۴- تنظیمات نرم افزار
۷-۴-۱ انتخاب واحد پولی یكسان
۷-۴-۲ تنظیمات محاسباتی
۷-۴-۳ نوع درصد پیشرفت
۷-۴-۴ تعیین نوع ضریب وزنی
۷-۴-۵ وارد نمودن احجام و ضرایب وزنی
۷-۵- بروزرسانی برنامه زمانبندی
پیوست (۱):
رویه‌ هماهنگی Coordination Procedure
پیوست (۲):
رویه‌ شماره‌گذاری و آرشیو مدارک Numbering Procedure
پیوست (۳):
رویه‌ سیستم محاسبه درصد پیشرفت Progress Measurement System
پیوست (۴):
رویه كنترل پروژه Project control procedure
پیوست (۵):
رویه تغییرکار Variation/ Change Order Procedure
آشنایی با اصطلاحات و تعاریف مهم
تعاریف
واژه‌نامه
منابع و ماخذ کتاب طراحی و پیاده‌سازی رویه‌های هماهنگی، برنامه‌ریزی و کنترل در پروژه‌ها